本系統(tǒng)亦稱為電子版文件存檔管理系統(tǒng)。
一、為什么要使用文件發(fā)布系統(tǒng)
1. 隨著企業(yè)的發(fā)展，電子文件越來越多。人員流動如果電子文件保管不及時，會導致電子文件丟失或不準確。存檔在系統(tǒng)中，可以避免這種問題造成的損失。
2. 文件需要發(fā)放并控制文件發(fā)放范圍。紙質(zhì)文件很容易讓人拿走，復印。對于技術(shù)文件，屬企業(yè)的機密文件，無法放到局域網(wǎng)上共享。電子版的文件如果沒有系統(tǒng)的管理方式，失密時更是神不知，鬼不覺。
3. 文件需要共享的，共享的范圍是需要受到控制的。紙質(zhì)文件查看不方便，電子文件共享又無法進行范圍控制。
4. 文件復印后發(fā)放，需要成本。既費復印機，又費人工，還費紙。
5. 同一份文件的新舊文件版本管理比較麻煩。工作效率低。
二、斯坦芬文件管理系統(tǒng)益處：
1. 確保文件安全
按權(quán)限查看文件，文件能充分發(fā)放且不失密；
有文件查看權(quán)限的人也帶不拷貝不走文件；
文件上傳后帶審批流程，用流程保證系統(tǒng)中文件是有效版本。
2. 提高工作效率
易于文件查詢和檢索；
內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布，自動新舊版本管理，大大減少文件管理人員工作量，提高了效率；
可上傳文件壓縮包
3. 提高工作準確性
電子版有效版本集中保存，管理上井井有條；
同一份文件可以按不同類型歸類，文件同步更新；
4. 防止文件意外丟失、惡意刪除和篡改
電子版各個版本的有效文件集中管理，防止文件丟失；
文件不能被徹底刪除，有權(quán)限的人可以查詢被刪除的文件；
文件只能查看不能修改，上傳后的版本即無法修改；
5. 支持多場所瀏覽文件且不失密
無紙化辦公，節(jié)約成本和資源；
三、為何要購買斯坦芬文件發(fā)布管理系統(tǒng)
1. 應用于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡，為企業(yè)提供一種透明化、便捷的文件管理平臺，使日常繁瑣的文件管理變得簡單應手，輕松自在；
2. 靈活的權(quán)限管理：文件夾和文件的權(quán)限可自由分配；
3. 自由分類文件，可實現(xiàn)多對多的分類；
4. 可設置每份文件的上傳、讀取、下載、打印、刪除權(quán)限，確保文件充分發(fā)放且不失密；
5. 文件下載可帶水印。水印內(nèi)容可自定義
6. 技術(shù)支持：
自有OFFICE\PDF瀏覽器，不必安裝OFFICE和PDF軟件即可打開相應的文件；
不限文件格式，均可保存。
7. 設置文件編碼中心，自由定義文件編碼方式，自動生成文件編號，亦支持手工編碼；
8. 文件歷史版本管理和更改單
系統(tǒng)默認打開的是最新版本的文件；
舊版本可以列出清單，有文件查看權(quán)限的用戶，可以打開清單并看該文件所有的舊版本及其更改單。
9. 文件發(fā)布管理
新文件發(fā)布后，接收者需點擊接收按鈕。
文件接收者何時接收的文件，在系統(tǒng)內(nèi)一目了然，隨時可以查詢。
10. 審批流程、審批和電子郵件提醒
可以自定義審批流程。
文件審批進度一目了然。
審批全程電子郵件提醒。
11. 文件審批狀況查詢
需自已處理的文件，點擊一下就可彈出列表進行查看處理。
有權(quán)限的用戶，可清楚地看到文件的審批進度。
12. 可設備多種文件分類，并按分類結(jié)果進行檢索和統(tǒng)計
按文件名、文件編號、上傳時間等單一條件或多重條件實現(xiàn)模糊檢索；
沒有該文件的權(quán)限，檢索到文件也不能打開文件
13. 文件有效期限管理
14.支持手機檢索、瀏覽文件；支持多場所瀏覽文件。
歡迎與我們聯(lián)系，關(guān)注微信號，可獲取更詳細資料。
|
|